Các doanh nghiệp nhỏ có thể lựa chọn sử dụng một hệ thống sổ sách kế toán đơn giản để ghi lại từng giao dịch tài chính, tương tự như một tập ngân phiếu. Trong khi đó, những doanh nghiệp có hoạt động tài chính phức tạp hơn thường áp dụng phương pháp kế toán kép để theo dõi chính xác hơn. Việc ghi chép sổ sách kế toán giúp các chủ doanh nghiệp nắm bắt rõ ràng tình hình tài chính của công ty, hỗ trợ quản lý hiệu quả hơn. Vậy sổ sách kế toán là gì, và quy trình ghi sổ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ được thực hiện như thế nào?

1. Sổ sách kế toán là gì?

Sổ sách kế toán, hay còn gọi là bookkeeping trong tiếng Anh, là quá trình ghi lại toàn bộ các giao dịch tài chính xảy ra trong doanh nghiệp. Các nhân viên phụ trách kế toán sẽ thực hiện việc ghi chép, phân loại và tổ chức các giao dịch này một cách hệ thống nhằm phục vụ cho việc theo dõi và báo cáo tài chính. Cần lưu ý rằng, việc ghi sổ kế toán khác với kế toán tổng hợp; ghi sổ tập trung vào việc tạo ra hồ sơ kế toán cơ bản, trong khi kế toán tổng hợp dựa trên những hồ sơ này để chuẩn bị báo cáo tài chính chi tiết.

Mỗi giao dịch được ghi chép dựa trên các chứng từ hỗ trợ như biên lai, hóa đơn, đơn đặt hàng hoặc các giấy tờ tài chính khác xác nhận giao dịch đã diễn ra. Hiểu biết cơ bản về các tài khoản kế toán sẽ rất hữu ích để thực hiện việc ghi sổ chính xác và hiệu quả.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn ghi chép thủ công qua sổ tay hoặc sử dụng bảng tính như Microsoft Excel, hoặc ứng dụng các phần mềm kế toán chuyên dụng để quản lý các giao dịch tài chính. Việc chọn lựa giữa hệ thống ghi sổ đơn giản hay kế toán kép sẽ phụ thuộc vào quy mô cũng như tính chất phức tạp trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.

2. Lý do doanh nghiệp nhỏ cần ghi sổ kế toán

Dù bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ hay một công ty lớn, việc ghi chép sổ sách kế toán một cách cẩn thận là nền tảng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Dưới đây là một số lý do quan trọng khiến các doanh nghiệp nhỏ cần thực hiện ghi sổ kế toán:

• Theo dõi toàn bộ các hoạt động tài chính diễn ra trong công ty một cách rõ ràng.
• Đảm bảo có dữ liệu tài chính chính xác để lập kế hoạch kinh doanh và ngân sách hợp lý.
• Giúp dự đoán và phòng tránh tình trạng thiếu hụt tiền mặt bằng cách kiểm soát thời điểm thanh toán và thu tiền từ khách hàng.
• Phát hiện kịp thời các khoản thanh toán sai sót hoặc nghi ngờ gian lận, tránh thất thoát tài sản.
• Hỗ trợ chuẩn bị các tờ khai thuế một cách chính xác và đầy đủ.
• Tổ chức thông tin tài chính khoa học, thuận tiện khi làm việc với các đối tác như ngân hàng, nhà đầu tư hay kế toán viên.

Sổ sách kế toán là hình ảnh phản ánh chân thực tình hình hoạt động tài chính của doanh nghiệp, giúp bạn kiểm soát và phát triển công ty một cách hiệu quả.

Ngày nay, phần mềm kế toán trên máy tính được sử dụng phổ biến để ghi chép và quản lý nhật ký kế toán cũng như các bút toán ghi sổ. Đối với người mới bắt đầu, bảng tính đơn giản như Microsoft Excel có thể là lựa chọn phù hợp để làm quen với quy trình ghi sổ kế toán. Các công ty lớn hơn có thể sử dụng các phần mềm phức tạp hơn nhằm quản lý đồng thời nhiều nghiệp vụ tài chính và dữ liệu lớn.

3. Hướng dẫn ghi sổ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ

3.1 Ghi lại các giao dịch tài chính

Để bắt đầu ghi sổ kế toán, doanh nghiệp cần theo dõi doanh số bán hàng bằng cách ghi chú lại trên sổ hoặc bảng tính Excel. Thông tin doanh số thường được lấy từ điểm bán hàng hoặc phần mềm xuất hóa đơn điện tử, giúp việc ghi chép trở nên chính xác và nhanh chóng hơn.

Ngoài ra, tất cả các giao dịch chi tiêu, thu nhập đều phải được ghi nhận đầy đủ. Việc lưu giữ các biên lai, chứng từ hóa đơn được khuyến khích để thuận tiện trong việc chứng minh và xử lý các khoản chi phí, nhất là khi làm thủ tục giảm trừ thuế. Bạn cũng có thể lấy dữ liệu giao dịch từ tài khoản ngân hàng doanh nghiệp để theo dõi.

Dù áp dụng phương pháp kế toán tiền mặt hay kế toán dồn tích, việc ghi chú kịp thời các khoản thu nhập và chi phí tại thời điểm phát sinh sẽ giúp báo cáo tài chính phản ánh đúng tình hình hoạt động kinh doanh.

3.2 Đối chiếu các giao dịch

Đối chiếu sổ sách kế toán với bảng sao kê ngân hàng là bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác của các giao dịch và số dư tài khoản. Các khoản phí ngân hàng, tiền lãi, tiền gửi và các chi phí phát sinh khác cần được kiểm tra cẩn thận.

Tần suất đối chiếu phụ thuộc vào quy mô và số lượng giao dịch của doanh nghiệp, có thể thực hiện hàng ngày, hàng tuần hoặc ít hơn. Tuy nhiên, ít nhất doanh nghiệp cần thực hiện đối chiếu trước khi nộp báo cáo thuế để đảm bảo số liệu chính xác.

Việc kiểm tra sổ sách kế toán thường xuyên không chỉ giúp phát hiện sai sót kịp thời mà còn duy trì tính minh bạch và đáng tin cậy trong quản lý tài chính doanh nghiệp.

4. Lựa chọn dịch vụ ghi sổ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ

Trong trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn về thời gian hoặc nguồn lực, việc thuê dịch vụ ghi sổ kế toán chuyên nghiệp là một giải pháp hiệu quả. Các dịch vụ này đa dạng về mức độ và chi phí, phù hợp với ngân sách cũng như quy mô từng doanh nghiệp, từ gói cơ bản đến nâng cao.

Đội ngũ chuyên gia kế toán chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp lập các báo cáo tài chính quan trọng như báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ, từ đó giúp đo lường hiệu quả kinh doanh một cách chính xác và minh bạch.