Trong quá trình thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) tại Mỹ hay các nước khác, nhiều người thắc mắc vì sao khi đăng ký xong vẫn gặp tình trạng cổng thanh toán Shopify Payments bị giữ tiền (hold) hoặc yêu cầu xác minh thông tin liên tục. Việc này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh mà còn gây khó khăn trong quá trình vận hành cửa hàng trực tuyến.

Trước hết, cần hiểu rõ mục đích khi người nước ngoài không sinh sống tại Mỹ, Anh hay Hồng Kông thành lập LLC là gì. LLC chủ yếu giúp doanh nghiệp có tư cách pháp nhân để tương tác với các đối tác hoặc các nền tảng thương mại điện tử như Amazon, Ebay, Walmart, Etsy, đồng thời cũng hỗ trợ trong việc đăng ký quyền bảo hộ thương hiệu cho các doanh nghiệp tự xây dựng thương hiệu riêng.

1. Tư cách pháp nhân và điều kiện hoạt động của LLC

Sai lầm phổ biến là nhiều người nghĩ rằng chỉ cần thành lập LLC là có thể sử dụng mọi cổng thanh toán một cách tự do. Tuy nhiên, LLC chỉ là điều kiện cần, còn điều kiện đủ là bạn phải chứng minh được hoạt động kinh doanh thực tế tại quốc gia nơi LLC được đăng ký. Điều này bao gồm việc sở hữu kho hàng, địa chỉ thực tế, số điện thoại hợp lệ và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế như khai báo quyết toán và nộp phí duy trì hàng năm. Nếu không, mã số thuế EIN sẽ bị trạng thái pending trên hệ thống IRS (Sở Thuế vụ Hoa Kỳ), ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc vận hành tài chính của doanh nghiệp.

2. Vấn đề xác minh và lưu thông tài chính với ngân hàng doanh nghiệp

Các dịch vụ ngân hàng dành cho doanh nghiệp như Wise hay PingPong thường yêu cầu xác minh thông tin nhiều lần vì tính chất phức tạp trong quản lý tài chính cho một doanh nghiệp. Các ngân hàng phải giám sát hoạt động luồng tiền ra vào nhằm phát hiện dấu hiệu giao dịch bất hợp pháp hoặc rửa tiền. Ngoài ra, do doanh nghiệp không có người điều hành, sinh sống tại quốc gia sở hữu LLC nên mỗi lần có sự thay đổi chính sách làm cho việc xử lý và xác minh trở nên khó khăn hơn rất nhiều.

Thực tế, trong năm nay, các ngân hàng như Wise UK và Wise US đã tăng cường nghiêm ngặt việc xét duyệt và xác minh thông tin để bảo vệ quyền lợi và tính pháp lý cho các khách hàng doanh nghiệp.

3. Ảnh hưởng tiêu cực từ việc quản lý LLC kém hiệu quả

Nếu doanh nghiệp không thực hiện tốt việc quản lý LLC như chậm nộp thuế, mắc các tranh chấp pháp lý, hay không thông báo giải thể khi không còn hoạt động, thông tin cá nhân và hồ sơ thuế của chủ sở hữu có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Điều này có thể gây khó khăn trong việc xin visa đến các quốc gia mà LLC được thành lập hoặc thậm chí bị hạn chế quyền nhập cảnh khi sử dụng hộ chiếu cá nhân liên quan đến doanh nghiệp đó.

4. Lựa chọn phương thức đăng ký và vận hành kinh doanh hợp lý

Trước khi quyết định thành lập LLC, doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng lựa chọn hình thức đăng ký phù hợp với mô hình kinh doanh của mình. Khi hệ thống cổng thanh toán và cửa hàng trực tuyến vận hành ổn định, doanh nghiệp có thể tập trung phát triển sản phẩm và thực hiện các chiến dịch quảng cáo hiệu quả. Ngược lại, dù sản phẩm tốt và quảng cáo hấp dẫn nhưng cửa hàng thiếu chuyên nghiệp hoặc cổng thanh toán gặp trục trặc vẫn gây ra nhiều bất lợi.

Ý kiến đánh giá về tầm quan trọng của các yếu tố trong bán hàng online

Theo kinh nghiệm thực tiễn, giao diện cửa hàng trực tuyến và cổng thanh toán chiếm khoảng 50% sự thành công trong việc bán hàng. Sản phẩm chỉ góp phần 10%, còn việc tạo nội dung quảng cáo chất lượng chiếm đến 40% trong việc tăng doanh thu và thu hút khách hàng.

Tóm lại, việc hiểu rõ chức năng, quyền hạn và các yêu cầu pháp lý khi thành lập LLC là yếu tố rất quan trọng để doanh nghiệp vận hành thuận lợi và tối ưu chi phí, tránh những rủi ro không đáng có. Việc này cũng giúp giải thích tại sao nhiều trường hợp khi sử dụng Shopify Payments vẫn bị giữ tiền hoặc yêu cầu xác minh lại thông tin mặc dù đã đăng ký LLC thành công.

Trong những bài viết tiếp theo, sẽ có thêm những phân tích về các lầm tưởng phổ biến khi kinh doanh trên nền tảng Shopify nhằm giúp các chủ cửa hàng hiểu rõ hơn và chuẩn bị tốt hơn cho kế hoạch kinh doanh trực tuyến của mình.